Móvel: Gestão de documentos

Abordado aqui:

Documentos

Qualquer ficheiro carregado é armazenado no Documentos dentro de uma pasta com O cliente pode ver e editar acesso. Para lá chegar a partir de Início, toque no ícone do hambúrguer no canto superior esquerdo, depois toque Documentos.

Todos os documentos carregados pelo seu contabilista ou preparador de impostos são guardados no Documentos dentro de uma pasta com O cliente pode ver acesso. Assim que tiver um novo documento preparado para a empresa:

  • Uma notificação aparece na secção Documentos .
  • Recebe uma notificação push.
  • O número de documentos não lidos aparece no seu painel de instrumentos.

Para ver documentos armazenados dentro de uma pasta, toque no nome da pasta.

Aqui, verá o seguinte sobre cada documento:

  • NOME: Um ícone mostrando o tipo de ficheiro, depois o nome do próprio documento. Se ainda não o tiver visto, é marcado como NOVO.
  • DATA APLICÁVEL: O dia/hora em que foi carregado.
  • UPLOADED POR: Se estiver numa pasta com O cliente pode ver acesso, verá o nome da pessoa que o carregou.
  • DESCRIÇÃO: As descrições são opcionais, pelo que só verá uma se o carregador tiver adicionado uma.
  • ESTADO:
    • PENDENTE DE PAGAMENTO: Isto significa que está bloqueado a uma factura a aguardar o seu pagamento. O documento será desbloqueado para que o possa visualizar uma vez efectuado o pagamento. 
    • APROVAÇÃO PENDENTE: Deve aprová-la.
    • APROVADO: O senhor aprovou-o.
    • DESAPROVADO: Rejeitou-o.
    • PENDENDO E-SIGNATURA: Deve assiná-la por via electrónica.
    • ASSINADO: Todos os signatários assinaram-no por via electrónica.
    • ASSINATURA DECLINADA: Todos os signatários recusaram-se a assiná-la.
    • VEDAÇÃO: O seu contabilista selou-o. Quando um documento é selado, não pode apagá-lo, editá-lo ou movê-lo.

Para ver a data e descrição do carregamento, toque nos três pontos à direita do nome do documento, depois seleccioneMais Informações.

Para ir para outra pasta, toque emDocumentos, depois seleccione a pasta.

Pré-visualização de documentos

Pré-visualizar documentos utilizando TaxDome's built-in document viewer: Toque no nome do documento para o ver, depois toque em Voltar para voltar à sua lista de documentos.

Enquanto visualiza um documento, pode descarregá-lo, ver a sua pista de auditoria, movê-lo para outra pasta e editá-lo ou apagá-lo (algumas opções estão disponíveis apenas para documentos dentro de pastas com um Cliente pode ver e editar acesso). Toque nos três pontos no canto superior direito para escolher entre as opções.

If there are two or more documents in the current folder, move between them by using the < and > arrows on the top right.

Nota: A pré-visualização não suporta todos os tipos de ficheiros. Se uma pré-visualização não estiver disponível, descarregue o documento e visualize-o numa aplicação externa.

Trilha de auditoria: Ver a história de um documento

Para ver que eventos tiveram lugar com um documento carregado pela sua firma, visite a sua pista de auditoria. O registo de auditoria torna fácil descobrir se o documento foi carregado, visto, descarregado, assinado electronicamente, renomeado, aprovado ou rejeitado.

Para aceder ao histórico de um documento, toque nos três pontos e, em seguida, toque em Audit Trail.

Também é possível chegar a Audit Trail a partir do visualizador de documentos.

Verá aqui o seguinte:

  • USUÁRIO: Mostra o nome e endereço de correio electrónico da pessoa que acedeu ao documento.
  • EVENTO: Esta é a acção que teve lugar com o documento.

Para ver mais do histórico de um documento - como quando um evento teve lugar, a hora do utilizador quando o evento teve lugar e o endereço IP e browser do utilizador - utilize em vez disso a aplicação WebTaxDome .

Descarregamento de documentos

Para descarregar documentos:

1. Toque no nome do documento na lista.

2. Toque nos três pontos no canto superior direito, depois seleccioneDescarregar.

3. Toque emPermitir para dar acesso a TaxDome a fotografias, suportes e ficheiros no seu dispositivo (isto precisa de ser feito apenas uma vez).

4. Seleccione o local onde os documentos serão guardados.

Eliminação de documentos

Quando se apaga um documento, este vai para o lixo e pode ser restaurado durante 120 dias. Após 120 dias, o documento é permanentemente apagado. 

Para apagar um documento:

1. Toque nos três pontos à direita do nome do documento, depois toque em Apagar.

2. Toque em DELETE no pop-up " Delete Confirmation ".

Nota: Não pode apagar documentos carregados pelo seu contabilista.

Para aceder aos documentos que foram eliminados nos últimos 30 dias, vá à secção Lixo em Documentos (deslizar à esquerda).

Nota:

  • Os documentos retirados de diferentes pastas são apresentados numa única lista.
  • Quando se apaga uma pasta, todos os documentos dentro dela são colocados na secção Lixo . As pastas vazias são imediatamente apagadas.

Para restaurar um documento, abra o documento, toque nos três pontos à extrema direita do nome do documento, depois seleccione Restaurar no menu suspenso.

  • Se não tiver sido seleccionado um local para o documento restaurado, é criado um.
  • A pista de auditoria do documento é restaurada.

Edição de documentos

Para editar um documento, toque nos três pontos à direita do seu nome, depois seleccione Editar. Também pode alterar o nome e a descrição. Toque em SAVE para manter as suas alterações.

Nota: Não pode editar documentos carregados pelo seu contabilista.

Pesquisa de documentos

Para pesquisar um documento, escreva uma palavra-chave no campo de pesquisa, depois toque em enter. É exibida uma lista de pastas contendo documentos com a palavra-chave. Toque no x no campo de pesquisa para limpar a pesquisa.

Filtragem de documentos

Os filtros são úteis quando se procura tipos específicos de documentos; por exemplo, todos os ficheiros Microsoft Excel carregados em 2017.

Para filtrar a lista de documentos:

1. Toque no botão FILTRO, depois filtre por Tipo de Ficheiro.

3. FILTRO DE APLICAÇÃO.

A lista é reduzida em conformidade.

Para limpar os filtros aplicados, toque em FILTRAR, depois seleccione Reiniciar.

Ordenar a lista de documentos

Poderá querer ordenar uma lista em vez de a filtrar. A opção de ordenação também pode ser usada juntamente com as funções de pesquisa e filtragem.

No seu dispositivo móvel, pode ordenar por nome de documento. Toque na seta à direita do cabeçalho do NOME para ordenar a lista abaixo dele.

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