Móvel: Gestão de documentos

Abordado aqui:

• Pré-visualização de documentos
• Trilha de auditoria: Ver a história de um documento
• Descarregamento de documentos
• Eliminação de documentos
• Edição de documentos
• Pesquisa de documentos
• Marcação de documentos como lidos

Pré-visualização de documentos

Preview documents by using TaxDome’s built-in document viewer: Tap the doc’s name to see it, then tap the back arrow icon  to return to your list of documents.

While viewing a document, you can download it, view its audit trail, move it to another folder and edit or delete it (some options are available only for documents inside folders without the eye icon). Long tap a file or a folder, or tap the three dots in the upper right corner to choose from the options.

Nota: A pré-visualização não suporta todos os tipos de ficheiros. Se uma pré-visualização não estiver disponível, descarregue o documento e visualize-o numa aplicação externa.

Trilha de auditoria: Ver a história de um documento

Para ver que eventos tiveram lugar com um documento carregado pela sua firma, visite a sua pista de auditoria. O registo de auditoria torna fácil descobrir se o documento foi carregado, visto, descarregado, assinado electronicamente, renomeado, aprovado ou rejeitado.

To access a document’s history, long-tap the document, then tap Audit trail.

You can also get to Audit trail from the document viewer by tapping the three dots in the upper right corner.

As seguintes informações estão disponíveis aqui:

• User: the first and last name and email address of the user who accessed the file
• Event: what took place with the file
• Server time: when that event took place
• Client time: when the event took place for the client
• IP address: the IP address of the user who accessed the file
• Browser: the browser used when the event took place

Descarregamento de documentos

Para descarregar documentos:

1. Long-tap the document’s name in the list.

2. Select Download. 

You can also get to  Download from the document viewer.

3. Select the location where documents will be saved.

Eliminação de documentos

Quando se apaga um documento, este vai para o lixo e pode ser restaurado durante 120 dias. Após 120 dias, o documento é permanentemente apagado. 

Para apagar um documento:

1. Long-tap the document name, then tap Delete.

2. Tap Yes, delete in the Are you sure? pop-up.

Nota: Não pode apagar documentos carregados pelo seu contabilista.

To access documents that were deleted in the last 120 days, go to the Trash subtab in your Documents.

Nota:

• Os documentos retirados de diferentes pastas são apresentados numa única lista.
• Quando se apaga uma pasta, todos os documentos dentro dela são colocados na secção Lixo . As pastas vazias são imediatamente apagadas.

To restore a document, long-tap it and select Restore. 

You can also do it from preview. Open the document, then tap the three dots to the far right of the document’s name, then select Restore.

• Se não tiver sido seleccionado um local para o documento restaurado, é criado um.
• A pista de auditoria do documento é restaurada.

Edição de documentos

To edit a document, long-tap the document, then select Edit. You can change the name and description. Tap Save to keep your changes.

Nota: Não pode editar documentos carregados pelo seu contabilista.

You can also do it from the preview. Tap the document, then tap the three dots to the far right of the document’s name, then select  Edit.

Pesquisa de documentos

To search for a document, tap the magnifying glass icon in the Documents section, type a keyword in the search field, and then tap done. You'll see a list of folders and files that contain the keyword. To clear the search, simply tap the x on the right side of the search field.

Marcação de documentos como lidos

When you spot a folder with a red dot on its icon, it signifies that your accountant has added a new document you haven't seen. To remove the red dot, simply long-tap the folder and choose Mark as read after you've viewed the new document. Alternatively, you can access this option by tapping the three dots on the top right side of the screen while inside the folder.