Aplicação móvel: gerir documentos
Faça uma gestão eficiente dos seus documentos com a aplicação móvel, tirando partido das principais funções, como pré-visualização, acesso a pistas de auditoria, descarregamento, eliminação, edição, pesquisa e marcação de documentos como lidos. Tire o máximo partido da sua experiência de gestão de documentos com estas competências essenciais.
Abordado aqui:
- Pré-visualização de documentos
- Pista de auditoria: visualizar o histórico de um documento
- Descarregar documentos
- Eliminar documentos
- Edição de documentos
- Pesquisa de documentos
- Marcação de documentos como lidos
Pré-visualização de documentos
Pré-visualizar documentos utilizando o visualizador de documentos incorporado em TaxDome: toque no nome do documento para o ver e, em seguida, toque no ícone da seta para trás para regressar à lista de documentos.
Enquanto visualiza um documento, pode descarregá-lo, ver a pista de auditoria, mover o documento para outra pasta e editá-lo ou apagá-lo (algumas opções estão disponíveis apenas para documentos dentro de pastas sem o ícone do olho). Toque longamente num ficheiro ou numa pasta, ou toque nos três pontos no canto superior direito para escolher entre as opções disponíveis.
Nota: A pré-visualização não é compatível com todos os tipos de ficheiros. Se não estiver disponível uma pré-visualização, descarregue o documento e visualize-o numa aplicação externa.
Pista de auditoria: visualizar o histórico de um documento
Para ver que eventos ocorreram relativamente a um documento carregado pela sua empresa, veja o registo de auditoria. O registo de auditoria facilita a visualização do histórico do documento, incluindo quando e por quem o documento foi carregado, visualizado, descarregado, assinado eletronicamente ou renomeado, e se foi aprovado ou rejeitado.
Para aceder ao histórico de um documento, toque longamente no documento e, em seguida, toque em Registo de auditoria.
Também pode aceder à pista de auditoria a partir do visualizador de documentos tocando nos três pontos no canto superior direito.
As informações seguintes estão disponíveis aqui:
- Utilizador: o primeiro e último nome e o endereço de correio eletrónico do utilizador que acedeu ao ficheiro
- Evento: o que aconteceu com o ficheiro
- Hora do servidor: quando é que o evento teve lugar
- Hora do cliente: quando é que o evento teve lugar para o cliente
- Endereço IP: o endereço IP do utilizador que acedeu ao ficheiro
- Browser: o browser utilizado quando o evento teve lugar
Descarregar documentos
Para descarregar documentos:
1. Toque longamente no nome do documento na lista.
2. SeleccioneTransferir.
Também pode aceder ao Download a partir do visualizador de documentos.
3. Seleccione o local onde os documentos serão guardados.
Eliminar documentos
Quando se elimina um documento, este é movido para o lixo. Os documentos podem ser restaurados durante 120 dias; após 120 dias, o documento é permanentemente eliminado.
Para apagar um documento:
1. Toque longamente no nome do documento e, em seguida, toque em Eliminar.
2. Toque em Sim, eliminar na janela pop-up Tem a certeza?
Nota: Não é possível eliminar documentos carregados pelo seu contabilista.
Para aceder aos documentos que foram eliminados nos últimos 120 dias, aceda à subguia Lixo na secção Documentos .
Nota:
- Os documentos removidos de pastas diferentes são apresentados numa lista.
- Quando elimina uma pasta, todos os documentos dessa pasta são movidos para o Lixo. As pastas vazias são imediatamente eliminadas.
Para restaurar um documento, toque longamente no mesmo e seleccione Restaurar.
Também o pode fazer a partir da pré-visualização. Abra o documento, toque nos três pontos à direita do nome do documento e seleccione Restaurar.
- Se não existir uma localização selecionada para o documento restaurado, é criada uma.
- O registo de auditoria do documento é restaurado.
Edição de documentos
Para editar um documento, toque longamente no documento e seleccione Editar. Pode alterar o nome e a descrição. Toque em Guardar para manter as alterações.
Nota: Não é possível editar documentos carregados pelo seu contabilista.
Também o pode fazer a partir da pré-visualização. Toque no documento, depois toque nos três pontos à direita do nome do documento e seleccione Editar.
Pesquisa de documentos
Para procurar um documento, toque no ícone da lupa na secção Documentos , escreva uma palavra-chave no campo de pesquisa e, em seguida, toque em Concluído. É apresentada uma lista de pastas e ficheiros que contêm a palavra-chave. Para limpar a pesquisa, basta tocar no x à direita do campo de pesquisa.
Marcação de documentos como lidos
Quando encontrar uma pasta com um ponto vermelho no ícone, significa que o seu contabilista adicionou um novo documento que ainda não viu. Para remover o ponto vermelho, basta tocar longamente na pasta e selecionar Marcar como lido depois de ver o novo documento. Em alternativa, pode aceder a esta opção tocando nos três pontos no canto superior direito do ecrã enquanto estiver na pasta.
