Como ver, editar, descarregar, imprimir, filtrar documentos

Abordado aqui:

Pré-visualização de documentos

Clique no nome do documento para o visualizar. Todos os PDFs com O cliente pode ver e editar O nível de permissão é aberto dentro do nosso visor incorporado, onde se pode preencher formulários, usar anotações, alterar a orientação de um documento, e muito mais. Para saber tudo sobre o nosso editor pdf integrado, vá aqui.

Ao pré-visualizar imagens (jpg, jpeg, png, jfif, gif) ou PDFs a partir de uma pasta com O cliente pode ver permissão, rodá-los no sentido dos ponteiros do relógio ou aumentar e diminuir o zoom, clicando nos ícones à direita.

Enquanto visualiza um documento, pode também descarregá-lo, ver a sua pista de auditoria, movê-lo para outra pasta, imprimi-lo, editá-lo ou apagá-lo (algumas destas opções estão disponíveis apenas para documentos com O cliente pode ver e editar permissão). Clique no ícone de três pontos no canto superior direito para aceder a estas opções no menu suspenso.

Se houver dois ou mais ficheiros na pasta actual, mover-se entre eles utilizando os linksAnterior e Próximo no canto superior direito.

Clique emFechar na parte inferior para voltar à lista de documentos.

Marcação de documentos como lidos

Assim que tiver um novo documento carregado pela sua empresa, verá uma notificação sobre o mesmo no seu painel de bordo e no menu. Clique na notificação ou vá para a subguia Recente ou Pastas da secção Documentos para ver os documentos carregados.

Para sua conveniência, todos os ficheiros que ainda não tenham sido vistos ou descarregados e todas as pastas que contenham tais ficheiros, são marcados com uma Nova etiqueta. Esta etiqueta é exibida até o ficheiro ser visualizado ou descarregado. Pode, no entanto, remover esta etiqueta para qualquer ficheiro(s).

Para o fazer, seleccione a caixa de verificação à esquerda dos documentos que pretende marcar como lidos, depois clique em Marcar como lido acima da lista. Ou seleccione uma pasta para que todos os documentos dentro dela se tornem lidos.

Ver a história de um documento (Trilha de Auditoria)

Tem sempre a capacidade de verificar todos os eventos que tiveram lugar com um documento. TaxDomeO registo de auditoria permite-lhe descobrir quando alguém realizou alguma destas acções:

  • carregou um documento
  • renomeou um documento
  • ver um documento
  • descarregou um documento
  • eliminou um documento
  • restaurou um documento
  • modificou um documento (PDFs)
  • assinou um documento
  • recusou-se a assinar um documento
  • não assinou com a KBA
  • enviou um pedido de assinatura
  • cancelou um pedido de assinatura
  • selou um documento
  • um documento sem selo
  • aprovou um documento
  • desaprovou um documento

Para aceder ao histórico de um documento, clique no ícone de três pontos, depois clique em Audit Trail.

As seguintes informações estão disponíveis aqui:

  • USUÁRIO: o primeiro e último nome e endereço de e-mail do utilizador que acedeu ao ficheiro
  • EVENTO: o que se passou com o ficheiro
  • TEMPO DO SERVIDOR: quando esse evento teve lugar
  • HORÁRIO DO CLIENTE: quando o evento teve lugar para o cliente
  • ENDEREÇO IP: o endereço IP do utilizador que acedeu ao ficheiro
  • PROCURADOR: o navegador utilizado quando o evento teve lugar

Impressão de documentos

Para imprimir documentos PDF e imagens (JPG, JPEG, PNG, GIF, BMP, WEBP, etc.) a partir de uma conta, clique no ícone dos três pontos à extrema direita do nome do documento, depois clique em Imprimir. Pode também aceder ao link Imprimir a partir do visualizador do documento.

Descarregamento de documentos

Para descarregar os seus ficheiros, siga estes passos:

  1. Seleccione os ficheiros/pastas que deseja descarregar, depois clique em Descarregar na barra de menu.

Nota: Também pode aceder ao link de descarga a partir do visualizador de documentos.


2. Se lhe for pedido, escolha onde gostaria de guardar o ficheiro, depois clique emGuardar.

3. Quando o descarregamento terminar, normalmente aparecerá na parte inferior da janela do seu navegador. Clique no nome do ficheiro para o abrir. Para mais detalhes sobre como especificar onde os ficheiros são descarregados, vá aqui. Se foram seleccionados vários ficheiros/pastas, os documentos serão empacotados num arquivo zip.

Eliminação e restauro de documentos

Para apagar um documento de TaxDome, coloque-o no Lixo. O ficheiro permanecerá lá durante 30 dias, e depois será apagado permanentemente. Os ficheiros que foram apagados de uma pasta com O cliente pode ver e editar autorização do seu contabilista também estão disponíveis no Lixo durante 120 dias.

  1. Seleccione a caixa de verificação ao lado dos documentos que pretende remover, сlick o ícone de três pontos no canto superior direito, depois clique no Eliminar .

Outra forma de aceder ao Apagar é a partir do visualizador de documentos.

2. Ou encontrar Apagar na barra de menu.

3. Depois clique em Eliminar no pop-up de Confirmação de Eliminação.

Nota: Não será possível apagar ficheiros de pastas com O cliente pode ver  nível de permissão.

Aceder a todos os ficheiros que foram apagados durante os últimos 30 dias navegando para a subguia Lixo na secção Documentos .

Nota:

  • Os ficheiros removidos de diferentes pastas são exibidos numa lista. Pode ver a localização de um documento na coluna PATH .
  • Ainda pode descarregar ficheiros quando estes se encontram no Lixo.
  • Quando se elimina uma pasta, todos os ficheiros de uma pasta são colocados na Lixeira. As pastas vazias são imediatamente apagadas.

Para restaurar um documento, clique no ícone de três pontos à extrema direita do nome do documento, depois clique em Restaurar.

  • Se não existir um local para o ficheiro restaurado, este é automaticamente criado.
  • O documento Trilha de Auditoria é restaurado juntamente com o ficheiro.

Alterar as propriedades de um documento

Para editar as informações do ficheiro, clicar no ícone de três pontos à direita, depois clicar emEditar. Pode alterar o nome do ficheiro e a descrição do ficheiro aqui. Clique em Guardar para guardar as suas edições.

Nota: Não é possível editar ficheiros a partir de pastas com O cliente pode ver  nível de permissão.


Pesquisa de documentos

Para pesquisar documentos, escreva o seu nome no campo de pesquisa, depois cliqueem enter no seu teclado.

A lista de documentos será restrita às suas especificações.

Filtragem de documentos

Os filtros são úteis na procura de tipos específicos de documentos. Por exemplo, pretende encontrar rapidamente todos os seus ficheiros PDF.

Para filtrar a sua lista de documentos preparados com firmeza:

  1. Clique no botão Filtrar , depois seleccione o Tipo de Ficheiro.
  2. Clique em Aplicar filtro.

A lista é então reduzida às suas especificações.

Lista de documentos de ordenação

Por vezes, poderá querer ordenar uma lista de documentos em vez de filtrá-la. A opção de ordenação também pode ser usada com as funções de pesquisa e filtragem para restringir ainda mais a sua pesquisa.

Pode ordenar a lista por quem fez o carregamento ou pela data carregada. Clique na seta para cima ao lado do cabeçalho da coluna UPLOADED BY ou DATE UPLOADED para ordenar a lista abaixo dela.

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