Como visualizar, editar, descarregar, imprimir e filtrar documentos

Explore as acções dos documentos - pré-visualizar, marcar como lido, editar e muito mais. Saiba como tratar documentos com facilidade neste artigo.

Abordado aqui:

Pré-visualização de documentos

Clique no nome do documento para o visualizar. Todos os PDFs com O cliente pode ver e editar O nível de permissão é aberto no nosso visualizador incorporado, onde pode preencher formulários preenchíveis, utilizar anotações, alterar a orientação do documento e muito mais. Aqui estão mais informações sobre a utilização do nosso editor incorporado PDF.

Ao pré-visualizar imagens (jpg, jpeg, png, jfif, gif) ou PDFs a partir de uma pasta com a opção  O cliente pode ver gire-os no sentido dos ponteiros do relógio ou aumente ou diminua o zoom clicando nos ícones à direita.

Enquanto visualiza um documento, pode também descarregá-lo, ver a sua pista de auditoria, movê-lo para outra pasta, imprimi-lo, editá-lo ou eliminá-lo (algumas destas opções estão disponíveis apenas para documentos com o O cliente pode ver e editar permissão). Clique no ícone de três pontos no canto superior direito para aceder a estas opções no menu pendente.

Clique nos três pontos no canto superior direito e seleccione Mostrar mais informações para ver a descrição do documento ou os motivos da reprovação do documento ou da anulação da assinatura (o botão não está disponível se não houver nenhum). Clique no X à direita ou seleccione Ocultar mais informações no menu de três pontos para fechar as informações adicionais.

Se existirem dois ou mais ficheiros na pasta atual, desloque-se entre eles utilizando as ligaçõesAnterior e Seguinte no canto superior direito.

Clique em Voltar na parte inferior para regressar à lista de documentos.

Marcação de documentos como lidos

Na sub-guia Recentes e Pastas da secção Documentos, todos os ficheiros que ainda não foram visualizados ou transferidos e todas as pastas que contêm esses ficheiros são marcados com uma etiqueta Novo . Esta etiqueta é exibida até que o ficheiro seja visualizado ou transferido.

Para remover esta etiqueta de qualquer ficheiro, aceda à sub-guia Pastas, seleccione a caixa de verificação à esquerda dos documentos que pretende marcar como lidos e, em seguida, clique em Marcar como lido acima da lista. Ou seleccione uma pasta para que todos os documentos nela contidos sejam marcados como lidos.

Visualizar o historial de um documento (pista de auditoria)

Tem sempre a possibilidade de verificar todos os eventos que ocorreram com um documento. TaxDomeO registo de auditoria do 's permite-lhe saber quando alguém executou uma destas acções:

  • carregou um documento
  • mudou o nome de um documento
  • visualizou um documento
  • descarregou um documento
  • eliminou um documento
  • restaurou um documento
  • modificou um documento (PDFs)
  • assinou um documento
  • se recusou a assinar um documento
  • não assinou com KBA
  • enviou um pedido de assinatura
  • cancelou um pedido de assinatura
  • selou um documento
  • desbloquear um documento
  • aprovou um documento
  • reprovou um documento

Para aceder ao histórico de um documento, clique no ícone dos três pontos e, em seguida, clique em Pista de auditoria.

As informações seguintes estão disponíveis aqui:

  • USUÁRIO: o primeiro e último nome e o endereço de correio eletrónico do utilizador que acedeu ao ficheiro
  • EVENTO: o que aconteceu com o ficheiro
  • HORA DO SERVIDOR: quando o evento teve lugar
  • HORA DO CLIENTE: quando é que o evento teve lugar para o cliente
  • ENDEREÇO IP: o endereço IP do utilizador que acedeu ao ficheiro
  • BROWSER: o browser utilizado quando o evento teve lugar

Imprimir documentos

Para imprimir documentos e imagens PDF (JPG, JPEG, PNG, GIF, BMP, WEBP, etc.) a partir de uma conta, clique no ícone dos três pontos à direita do nome do documento e, em seguida, clique em Imprimir. Também pode aceder à ligação Imprimir a partir do visualizador de documentos.

Descarregar documentos

Para descarregar os seus ficheiros, siga estes passos:

  1. Seleccione os ficheiros/pastas que pretende transferir e, em seguida, clique em Transferir na barra de menus.

Nota: Também é possível aceder à ligação de descarregamento a partir do visualizador de documentos.


2. Se lhe for pedido, escolha o local onde pretende guardar o ficheiro e, em seguida, clique emGuardar.

3. Quando a transferência estiver concluída, normalmente aparece na parte inferior da janela do browser. Clique no nome do ficheiro para o abrir. Para mais informações sobre como especificar onde os ficheiros são descarregados, consulte aqui. Se forem seleccionados vários ficheiros/pastas, os documentos serão agrupados num arquivo zip.

Eliminar e restaurar documentos

Para eliminar um documento de TaxDome, coloque-o na lista Lixo. O ficheiro permanecerá aí durante 30 dias e depois será permanentemente eliminado. Os ficheiros que foram eliminados de uma pasta com O cliente pode ver e editar autorização do seu contabilista também estão disponíveis no Lixo durante 120 dias.

  1. Seleccione a caixa de verificação junto aos documentos que pretende remover, clique no ícone dos três pontos no canto superior direito e, em seguida, clique no botão Eliminar .

Outra forma de aceder a Eliminar é a partir do visualizador de documentos.

2. Ou procure Apagar na barra de menus.

3. Em seguida, clique em Eliminar na janela pop-up Confirmação de eliminação.

Nota: Não é possível eliminar ficheiros de pastas com O cliente pode ver  nível de permissão.

Aceda a todos os ficheiros que foram eliminados nos últimos 30 dias navegando para a sub-guia Lixo na secção Documentos .

Nota:

  • Os ficheiros removidos de pastas diferentes são apresentados numa lista. Pode ver a localização de um documento na coluna PATH .
  • Continua a ser possível transferir ficheiros quando estes se encontram no Lixo.
  • Quando se elimina uma pasta, todos os ficheiros dessa pasta são colocados no Lixo. As pastas vazias são eliminadas imediatamente.

Para restaurar um documento, clique no ícone de três pontos à direita do nome do documento e, em seguida, clique em Restaurar.

  • Se não existir uma localização para o ficheiro restaurado, esta é criada automaticamente.
  • A Pista de Auditoria do documento é restaurada juntamente com o ficheiro.

Alterar as propriedades de um documento

Para editar as informações do ficheiro, clique no ícone de três pontos à direita e, em seguida, clique emEditar. Pode alterar o nome do ficheiro e a descrição do ficheiro aqui. Clique em Guardar para guardar as suas edições.

Nota: Não é possível editar ficheiros de pastas com O cliente pode ver  nível de permissão.

Pesquisa de documentos

Para procurar documentos, escreva o seu nome no campo de pesquisa e clique ementer no seu teclado.

A lista de documentos será reduzida de acordo com as suas especificações.

Filtragem de documentos

Os filtros são úteis para procurar tipos específicos de documentos. Por exemplo, pretende encontrar rapidamente todos os seus ficheiros PDF .

Para filtrar a sua lista de documentos preparados pela empresa:

  1. Clique no botão Filtro e, em seguida, seleccione o Tipo de ficheiro.
  2. Clique em Aplicar filtro.

A lista é então reduzida de acordo com as suas especificações.

Ordenar a lista de documentos

Por vezes, pode querer ordenar uma lista de documentos em vez de a filtrar. A opção de ordenação também pode ser utilizada com as funções de pesquisa e filtragem para restringir ainda mais a sua pesquisa.

Pode ordenar a lista pelo nome da pasta e do ficheiro, por quem fez o carregamento ou pela data do carregamento. Clique na seta para cima e para baixo junto ao cabeçalho da coluna NOME, CARREGADO ou UTILIZADOR para ordenar a lista por baixo.

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