Como assinar documentos

Abordado aqui:

• E-Signing
• E-Signing Firm-Prepared Documents
• Editando a Sua Assinatura Electrónica
• Acrescentar uma Assinatura manuscrita
• Assinatura electrónica com autenticação baseada no conhecimento (KBA)
• O Documento Está Pendente de Assinatura Electrónica, mas Não Há Campos de Assinatura
• Handling SSN Verification Error for KBA

E-Signing

Electronic signatures have been recognized by law in many countries (including the US, Canada and the European nations) since the early 2000s. An e-signature is just as valid as a regular signature on paper. This means you no longer need to take time from your busy schedule to drop by your accountant’s office or to send documents via snail mail. Instead, sign any document directly on your client portal.

All documents pending signatures are displayed in the Documents category of your Home and Documents pages.

Aí verá:

• Nome: Este é o título do documento. Pode ver o ícone do tipo de ficheiro por cima do título.

• Ação necessária. É necessária a sua assinatura.

E-Signing Firm-Prepared Documents

Para rever e assinar um documento:

1. Abra um documento pendente de assinatura e clique no botão Iniciar, na extremidade direita.

2. Reveja o conteúdo, depois clique nos campos para assinar por via electrónica quando solicitado. Umcampo para preencher o contador no topo ajuda-o. Introduza a sua assinatura e iniciais apenas uma vez; são depois utilizados para documentos subsequentes.

3. Clique em Next para destacar o próximo campo. Nota: Não pode assinar um documento até que todos os campos estejam preenchidos.

4. Quando todos os campos estiverem preenchidos, clique em Concluir. Se o seu contabilista tiver solicitado KBA, clique em Concluir com KBA. Responda às perguntas para verificar a sua identidade e, em seguida, clique em Concluir. Tem duas tentativas para o KBA e precisa de responder corretamente a pelo menos três das cinco perguntas.

Verá uma notificação no topo da página quando o documento tiver sido assinado com sucesso.

Don’t want to sign? Click the three dots at the top right and select Decline to sign, then confirm by clicking Opt-Out of Electronic Signature. Get in touch with the firm to discuss other options.

Editando a Sua Assinatura Electrónica

Depois de assinar e rubricar um documento, a sua assinatura electrónica e iniciais são utilizadas em documentos subsequentes quando clica nos campos requeridos.

Se quiser editar as suas iniciais ou assinatura, clique no campo requerido, faça as suas alterações, depois prima Inserir.

Alternar para Inserir em todo o lado se quiser actualizar a assinatura ou as iniciais em todo o lado no documento.

Acrescentar uma Assinatura manuscrita

Nem toda a gente aceita assinaturas dactilografadas, mas pode sempre criar uma assinatura manuscrita:

1. Clique no campo Minha assinatura ou Iniciais .

2. Mudar para a aba Draw , depois assinar usando o seu dedo no tapete do rato ou usando o seu rato.

3. Clique em Inserir.

Se quiser refazer a assinatura, clique em Clear enquanto edita e assine novamente.

Assinatura electrónica com autenticação baseada no conhecimento (KBA)

KBA ou Autenticação baseada no conhecimento é o processo de verificação de identidade que o IRS exige para assinar electronicamente o Formulário 8879.

If your firm enabled KBA, you will need to answer the questions to verify your identity, then click Finish. You get two attempts for KBA and need to answer at least three out of five questions correctly.

O KBA só é possível com um número de segurança social (SSN) - não com um ITIN (Individual Taxpayer Identification Number). Os ITINs são emitidos a um indivíduo apenas para efeitos fiscais. Os ITIN não se destinam a ser utilizados como identificação para obter crédito. Os sistemas de crédito não os reconhecem como algo diferente de um SSN incorrecto, pelo que não podem ser utilizados para o KBA.

As perguntas da autenticação baseada no conhecimento (KBA) são geradas a partir de bases de dados públicas e do historial financeiro do signatário. Para tornar a KBA um método fiável de verificação da identidade e manter os dados confidenciais seguros, foram incorporadas várias salvaguardas no processo KBA. Estas salvaguardas podem, por vezes, impedir alguns signatários de completar um KBA. Em raras ocasiões, as informações nas bases de dados públicas estão incorrectas e o signatário não consegue fornecer respostas correspondentes. Vários estudos sobre o KBA indicam que a taxa média de sucesso do KBA é de cerca de 90%.

Algumas razões pelas quais os signatários podem não conseguir concluir o processo KBA são (mas não se limitam a):

O Documento Está Pendente de Assinatura Electrónica, mas Não Há Campos de Assinatura

Se um documento estiver pendente de assinatura, mas não existem campos de assinatura electrónica, ou não precisa de o assinar ou deve aceder à mesma conta a partir de outro endereço de correio electrónico ligado (para mais detalhes, vá aqui).

Por vezes um preparador precisa de assinaturas de ambos os utilizadores da conta (por exemplo, cônjuges) ou apenas de um. Se uma assinatura foi solicitada ao outro utilizador, e este ainda não assinou, não verá quaisquer campos de assinatura electrónica no seu lado. O documento permanecerá no estado Pendente de Assinatura Electrónica até o outro utilizador assinar.

If you and your spouse use the same computer to access TaxDome and save your login details, it's important to manage document signatures correctly to avoid confusion. Usually, firms add a signature space for each person and send documents accordingly. But sometimes, if one of you logs in with the other's saved login, signs the document, and saves it, the other person might not see the signature field when they log in, and that can be confusing. To resolve this, log into the correct account and sign the missing signature field. This will help keep things organized and clear for both of you.

Handling SSN Verification Error for KBA 

If you encounter the error message: " Unfortunately, there are no questions available to verify your identity for the social security number provided," it means our KBA provider couldn't gather enough data from credit bureaus or public records to create the required set of five questions based on the provided SSN. This typically occurs when your financial activity hasn't been substantial enough in the public eye to generate the verification questionnaire.

As of now, there isn't a direct workaround for this issue. To provide a compliant e-signature remotely, you may need to follow these steps:

1. Print the required forms.
2. Sign the printed forms by hand.
3. Scan the signed forms back into the system.

This process allows you to provide your signature while adhering to the necessary compliance standards, despite the SSN verification error.