Como assinar documentos

As assinaturas electrónicas, reconhecidas por lei em muitos países (incluindo os EUA, Canadá e Europa) desde o início dos anos 2000, são tão válidas como as assinaturas tradicionais em papel. Não precisa de se deslocar ao escritório do seu contabilista ou de enviar documentos por correio - basta assinar qualquer documento diretamente no portal do cliente. Neste artigo, explicaremos como.

Abordado aqui:

Assinatura eletrónica de documentos preparados pela empresa

Para rever e assinar um documento, siga estes passos:

1. Aceda à categoria Documentos da sua página inicial e Documentos para encontrar documentos pendentes de assinatura.

2. Abra um documento pendente de assinatura. Quando receber o pedido de assinatura pela primeira vez, leia a Divulgação de assinaturas electrónicas, concorde com a utilização de assinaturas electrónicas, assinale a caixa e clique em Continuar.

2. Para começar a assinar o documento, clique no botão Iniciar, na extremidade direita.

Se o seu documento exigir um QES/AdES, o fluxo é diferente. Leia a secção abaixo. 

3. Reveja o conteúdo e, em seguida, clique nos campos para assinar eletronicamente onde for solicitado. Um contador decampos a preencher na parte superior ajuda-o. Introduza a sua assinatura e as suas iniciais apenas uma vez; estas serão utilizadas nos documentos seguintes.

4. Clique em Seguinte para realçar o campo seguinte. Nota: Não é possível assinar um documento até que todos os campos estejam preenchidos.

5. Quando todos os campos estiverem preenchidos, clique em Concluir. Se tiver sido solicitada uma KBA, consulte a secção abaixo.

Recusar a assinatura eletrónica do documento

Não quer assinar? Clique nos três pontos no canto superior direito do documento e seleccioneRecusar assinar e, em seguida, confirme clicando em Optar por não assinar eletronicamente. Entre em contacto com a empresa para discutir outras opções.

Editar a sua assinatura eletrónica

Depois de assinar e rubricar um documento, a sua assinatura eletrónica e as suas iniciais são utilizadas em documentos subsequentes quando clica nos campos necessários.

Se pretender editar as suas iniciais ou assinatura, clique no campo pretendido, efectue as alterações e, em seguida, prima Inserir.

Active a opção Inserir em todo o lado se pretender atualizar a assinatura ou as iniciais em todo o documento.

Adicionar uma assinatura manuscrita

Nem toda a gente aceita assinaturas dactilografadas, mas pode sempre criar uma assinatura manuscrita:

1. Clique no campo A minha assinatura ou Iniciais .

2. Mude para o separador Desenhar e, em seguida, assine com o dedo no tapete do rato ou com o rato.

3. Clique em Inserir.

Se pretender refazer a assinatura, clique em Limpar enquanto edita e assine novamente.

Assinatura eletrónica com autenticação baseada no conhecimento (KBA)

KBA ou Autenticação baseada no conhecimento é o processo de verificação de identidade que o IRS exige para assinar eletronicamente o formulário 8879.

Se o seu contabilista tiver solicitado o KBA, preencha todos os campos de assinatura conforme descrito acima e, em seguida, clique em Concluir com o KBA dentro do documento. Responda às perguntas para verificar a sua identidade e, em seguida, clique em Concluir. Tem duas tentativas para o KBA e tem de responder corretamente a pelo menos três das cinco perguntas.

O KBA só é possível com um número de segurança social (SSN) - não com um ITIN (Individual Taxpayer Identification Number). Os ITINs são emitidos a um indivíduo apenas para efeitos fiscais. Os ITIN não se destinam a ser utilizados como identificação para obter crédito. Os sistemas de crédito não os reconhecem como algo diferente de um SSN incorreto, pelo que não podem ser utilizados para o KBA.

Verá uma notificação na parte superior da página quando o documento tiver sido assinado com êxito.

As perguntas da autenticação baseada no conhecimento (KBA) são geradas a partir de bases de dados públicas e do historial financeiro do signatário. Para tornar a KBA um método fiável de verificação da identidade e manter os dados confidenciais seguros, foram incorporadas várias salvaguardas no processo KBA. Estas salvaguardas podem, por vezes, impedir alguns signatários de completar um KBA. Em raras ocasiões, as informações nas bases de dados públicas estão incorrectas e o signatário não consegue fornecer respostas correspondentes. Vários estudos sobre o KBA indicam que a taxa média de sucesso do KBA é de cerca de 90%.

Algumas razões pelas quais os signatários podem não conseguir concluir o processo KBA são (mas não se limitam a):

  • Um contribuinte recém-casado cujos registos públicos utilizam os seus nomes de solteiro e moradas anteriores.
  • As informações constantes dos registos públicos podem estar incorrectas e o nosso software pode não conseguir fazer corresponder essas informações à declaração.
  • As informações constantes das bases de dados públicas podem estar incorrectas e o seu cliente pode não conseguir responder a essas perguntas.
  • Os clientes jovens ou os clientes que se mudaram recentemente para os EUA podem não ser bons candidatos para o Formulário 8879 eSign, uma vez que um KBA bem sucedido pode não ser possível se tiverem registos públicos limitados.

Tratamento do erro de verificação do SSN para KBA 

Se encontrar a mensagem de erro: " Infelizmente, não existem perguntas disponíveis para verificar a sua identidade relativamente ao número de segurança social fornecido", significa que o nosso fornecedor de KBA não conseguiu reunir dados suficientes de agências de crédito ou registos públicos para criar o conjunto necessário de cinco perguntas com base no SSN fornecido. Normalmente, isto ocorre quando a sua atividade financeira não foi suficientemente significativa para gerar o questionário de verificação.

Até ao momento, não existe uma solução alternativa direta para este problema. Para fornecer uma assinatura eletrónica compatível remotamente, poderá ter de seguir estes passos:

  1. Imprimir os formulários necessários.
  2. Assinar os formulários impressos à mão.
  3. Digitalizar os formulários assinados para o sistema.

Este processo permite-lhe fornecer a sua assinatura, respeitando as normas de conformidade necessárias, apesar do erro de verificação do SSN.

Assinatura eletrónica com assinaturas electrónicas qualificadas e avançadas (QES/AdES)

A assinatura eletrónica qualificada (QES) garante a conformidade com os mais elevados padrões de assinaturas electrónicas, cumprindo os requisitos estabelecidos pelos organismos reguladores europeus (eIDAS). QES tem o mesmo valor e efeito legal que uma assinatura manuscrita.

A assinatura eletrónica avançada (AdES) funciona de forma semelhante a QES e segue o mesmo processo no portal do cliente. No entanto, ao contrário de QES, AdES não utiliza um certificado qualificado para verificar a identidade do signatário. Como resultado, AdES é geralmente considerado menos vinculativo do que QES.

Se a sua empresa activou QES/AdES, será notificado de que o documento requer um QES/AdES e terá de verificar a sua identidade antes de assinar.

Depois de clicar no botão Assinar documento:

  1. Seleccione o seu país no menu pendente.
  2. Escolha um fornecedor de autenticação e siga o processo de autenticação.

Consoante o prestador selecionado, poderá ser-lhe pedido que utilize o seu número de código de identificação pessoal, o sítio website ou a aplicação do prestador.

Para saber mais sobre o processo de autenticação do fornecedor selecionado, clique na ligação na parte inferior da página Seleccione o seu país e a aplicação de autentic ação.

Quando o documento estiver assinado, verá o carimbo de assinatura na parte inferior:

O documento está pendente de assinatura eletrónica, mas não existem campos de assinatura

Se um documento estiver pendente de assinatura, mas não existirem campos de assinatura eletrónica, não precisa de o assinar ou tem de aceder à mesma conta a partir de outro endereço de correio eletrónico associado (para mais informações, consulte aqui). 

Por vezes, um preparador necessita de assinaturas de ambos os utilizadores da conta (por exemplo, cônjuges) ou apenas de um. Se tiver sido solicitada uma assinatura ao outro utilizador e este ainda não tiver assinado, não verá quaisquer campos de assinatura eletrónica no seu lado. O documento permanecerá no estado Pendente de Assinatura Eletrónica até que o outro utilizador tenha assinado.

Se você e o seu cônjuge utilizam o mesmo computador para aceder a TaxDome e guardar os seus dados de início de sessão, é importante gerir corretamente as assinaturas dos documentos para evitar confusões. Normalmente, as empresas adicionam um espaço de assinatura para cada pessoa e enviam os documentos em conformidade. Mas, por vezes, se uma das pessoas iniciar sessão com o início de sessão guardado da outra, assinar o documento e o guardar, a outra pessoa pode não ver o campo de assinatura quando inicia sessão, o que pode ser confuso. Para resolver este problema, inicie sessão na conta correcta e assine o campo de assinatura em falta. Isto ajudará a manter as coisas organizadas e claras para ambos.

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