Mensagens Instantâneas Seguras com Tarefas

Abordado aqui:

Mensagens e Tarefas

As mensagens permitem-lhe criar tópicos de chat onde pode comunicar em segurança em tempo real com o seu preparador de impostos:

  • Tanto você como o seu preparador podem utilizar Mensagens para fazer perguntas, obter informações e carregar e descarregar documentos.
  • O seu preparador recebe uma notificação de que uma pergunta está pendente e depois responde-lhe.
  • Qualquer um de vós pode iniciar um tópico de conversa. 
  • Todas as mensagens e anexos estão numa página.
  • O seu preparador pode acrescentar tarefas para si dentro de um chat. 
  • Uma vez concluída uma tarefa, ou você ou o seu contabilista podem verificá-la. 
  • Todas as tarefas podem ser vistas numa página.
  • Uma vez que tudo o que está num fio de conversa esteja concluído, o seu preparador arquiva-o.

Criação de mensagens

Para iniciar uma conversa:

1. Ir à secção Mensagens & Tarefas , depois clicar em Novo Chat, ou ir à página inicial e clicar em Novo Chat no painel de instrumentos.

2. Escrever uma mensagem. Aplicar a formatação e adicionar balas ou listas numeradas. Dar um nome à mensagem (pode alterá-la ou editá-la mais tarde).

3. Clique em Create Chat. A seguir, o seu preparador recebe um e-mail informando-os de que têm uma mensagem sua.

Responder a mensagens

Assim que tiver uma nova mensagem, verá uma notificação no menu principal. Todas as mensagens pendentes juntamente com as tarefas dentro delas são afixadas no seu painel de bordo.

Lembre-se, receberá sempre uma notificação por e-mail quando o seu contabilista lhe enviar uma mensagem ou solicitar informações adicionais. Clique na ligação na mensagem para a visualizar e responder à mesma.

Leia a mensagem do seu contabilista, escreva uma resposta no campo da mensagem, depois clique no ícone de envio quando tiver terminado.

Para aceder às suas mensagens, vá a Messages & Tasks a partir do menu principal. Todas as mensagens ou estão sob o separador Activo ou Arquivado, dependendo se o chat ainda está em curso ou foi concluído e arquivado pelo seu contabilista. 

Dentro da abaActiva, as conversas são ordenadas cronologicamente pela resposta mais recente. À esquerda, uma lista mostra informação sobre o último tempo de resposta, autor, assunto e estado das tarefas do cliente para cada tópico. Os tópicos não lidos têm um crachá verde junto a eles, indicando o número de mensagens não lidas.

Gestão de tarefas

O seu contabilista pode atribuir tarefas dentro de uma mensagem. Isto irá parecer-se com os itens de uma lista de verificação de tarefas. Uma vez concluída uma tarefa, ou você ou o seu contabilista podem verificá-la.

Verifique as suas tarefas a partir da notificação no seu painel de instrumentos.

Se quiser acompanhar as suas tarefas a partir de todas as suas mensagens numa única página, vá para o separador Mensagens & Tarefas e abra Tarefas de Cliente. As tarefas que se referem a um fio de mensagem são sempre agrupadas.

  • TAREFAS: o nome da tarefa
  • TÍTULO: o nome da mensagem. Clique nela para saltar para o fio.
  • PROGRESSO: A primeira figura mostra o número de tarefas concluídas; a segunda, o número total de tarefas num fio de mensagem.
  • DATA CRIADA: a data ou hora em que a mensagem foi adicionada
  • CRIADOR: o nome da pessoa que criou a mensagem
  • ÚLTIMA RESPOSTA: a data ou hora da última resposta à mensagem e quem a escreveu

Por defeito, todas as tarefas que lhe são atribuídas são exibidas. Para visualizar apenas as suas tarefas concluídas ou incompletas, utilize o filtro rápido à esquerda.

Para procurar uma tarefa específica, escreva uma palavra-chave no campo de pesquisa, depois prima enter no seu teclado para obter uma lista restrita.

Pode também filtrar a lista para ver apenas mensagens que contenham tarefas completadas ou incompletas ou as mensagens criadas por uma pessoa específica:

1. Clique em FILTRO no canto superior direito.

2. Seleccione um ou dois filtros, depois clique em APLICAR para obter uma lista restrita.

Incluindo Vídeos em Mensagens

Por vezes as palavras não são suficientes - e os visuais são uma grande ajuda. Incorporar vídeos de Loom, Vimeo, YouTube ou Google Drive se quiser mostrar ao seu preparador algo que sinta que é demasiado difícil de explicar. Clique no ícone embed-video (a seta para a reprodução de texto) na barra de ferramentas de formatação de texto, depois cole o link para o seu vídeo.

O seu preparador poderá ver o vídeo mesmo dentro do fio do chat. 

Gestão de mensagens internas dos documentos

O seu preparador poderá utilizar Mensagens como um local rápido e conveniente para carregar documentos (pense: o seu W2, 1099-MISC, 1099-K, 1099-SA, etc.). O tamanho máximo de ficheiro de carregamento permitido é de 200 MB.

Carregue documentos já noTaxDome ou no seu computador para Mensagens.

Clique em Adicionar documento, depois seleccione uma preferência:

  • Anexar ficheiros de TaxDome: Seleccione A partir de TaxDome, depois clique na pasta e escolha os documentos. Será possível anexar documentos de pastas com O cliente pode ver e editar acesso.
  • Carregamento de ficheiros a partir do seu computador: Seleccione Do Meu Computador, depois localize os documentos que deseja carregar.
  • Carregamento de arquivos Zip: Seleccione Do Meu Computador, depois localize o ficheiro comprimido que deseja carregar. Desembrulhará automaticamente o ficheiro. Para mais detalhes, vá aqui.

Quando o seu contabilista carrega um documento, e o fio está aberto no seu dispositivo, vê-lo-á carregar em tempo real.

Eliminação de documentos

Se carregar o documento errado, removê-lo clicando no ícone da lixeira à direita do nome do documento.

Visualização de documentos

Para ver qualquer um dos ficheiros que você ou o seu contabilista carregaram em Mensagens, clique no nome da pasta para expandir a lista de documentos, depois clique no ícone do olho para abrir o visualizador de documentos. Clique em Fechar para voltar ao ecrã Mensagens.

Descarregamento de documentos

Se quiser descarregar um documento carregado em Mensagens para o seu computador ou dispositivo, siga estes passos:

1. Clique no nome da pasta para expandir a lista de documentos, depois clique no ícone de download.

2. Se lhe for pedido, escolha onde gostaria de guardar o ficheiro, depois clique emGuardar.

3. Quando o descarregamento terminar, normalmente aparecerá na parte inferior da janela do seu navegador. Clique sobre o nome do ficheiro para abrir o documento descarregado. Para mais detalhes sobre como especificar onde os ficheiros são descarregados, vá aqui.