Conversas instantâneas seguras com tarefas
Pode comunicar em segurança e em tempo real com o seu preparador fiscal e trocar documentos em tópicos de chat. Aqui, aprenderá tudo o que precisa sobre mensagens através de Chats.
Abordado aqui:
- Responder a chats
- Criar chats
- A sua lista de conversas
- Gerir as suas tarefas
- Incluir vídeos em chats
- Gerir documentos nos chats
Responder a chats
Quando tiver uma nova conversa, verá uma notificação no menu principal. Todas as conversas pendentes com o número de tarefas a concluir são apresentadas no bloco Conversas e tarefas do seu painel de controlo. Também pode aceder às mesmas na secção Conversas e tarefas.
Para além das tarefas dos clientes, o proprietário da empresa pode enviar pedidos de clientes através da conversa - questionários curtos através dos quais as empresas esclarecem rapidamente pormenores em falta. Os pedidos são apresentados como ícones na linha de conversação. Quando se clica nele, abre-se a página com as perguntas do questionário.
Lembre-se, receberá sempre uma notificação por correio eletrónico quando o seu contabilista lhe enviar uma mensagem ou solicitar informações adicionais. Clique no botão Ver chat ou na hiperligação do chat para ver e responder ao mesmo.
Leia a conversa do seu contabilista, escreva uma resposta no campo de mensagem e clique no ícone de envio quando terminar.
Criar chats
Nota: A criação de um segmento de conversação pode não estar disponível se a sua empresa a tiver desativado. Neste caso, não verá o botão Nova conversação .
Para iniciar uma conversa:
1. Aceda à secção Conversas e tarefas e clique em Nova conversa ou aceda à página inicial e clique em Nova conversa na secção Ligações rápidas, à direita do painel de controlo.
2. Escrever uma mensagem. Aplique formatação e adicione marcadores ou listas numeradas. Dê um nome ao chat (pode alterá-lo ou editá-lo mais tarde).
3. Clique em Criar chat. Em seguida, o seu preparador recebe uma notificação informando-o de que tem uma mensagem sua.
A sua lista de conversas
Para ver todas as suas conversas, aceda a Conversas e tarefas no menu principal. Se tiver conversas não lidas, encontrará a secção Não lidas na parte superior e as conversas lidas em baixo, ordenadas cronologicamente pela resposta mais recente.
À esquerda, uma lista apresenta informações sobre o último tempo de resposta, o autor, o assunto e o estado das suas tarefas para cada linha de discussão. As linhas de discussão não lidas estão marcadas com um ícone de um avião de papel verde e um ponto, e as linhas de discussão lidas estão marcadas com um ícone de um avião de papel roxo. As linhas de discussão arquivadas são assinaladas com um plano cinzento.
O que pode encontrar nesta página:
- Tanto o utilizador como o seu preparador podem utilizar os Chats para colocar questões, obter informações e carregar e descarregar documentos.
- O seu preparador recebe uma notificação de que uma pergunta está pendente e responde-lhe.
- Ou uma empresa ou pode iniciar um tópico de conversação.
- Todas as conversas e anexos estão numa única página.
- O seu preparador pode adicionar tarefas para si num tópico de conversação.
- O seu preparador pode adicionar pedidos de clientes num tópico de conversação.
- Uma vez concluída uma tarefa, o utilizador ou o seu contabilista podem assinalá-la.
- Todas as tarefas estão acessíveis numa única página.
- Quando tudo o que está num tópico de conversação estiver concluído, o seu preparador pode arquivá-lo.
Gerir as suas tarefas
O seu contabilista pode atribuir tarefas dentro de um chat.
Se existirem tarefas associadas ao tópico de chat, aparece uma secção chamada As suas tarefas dentro do tópico. Também verá o número de tarefas atribuídas/concluídas no nome do segmento de chat.
As tarefas assemelham-se aos itens de uma lista de verificação de tarefas. Quando uma tarefa é concluída, o utilizador ou o contabilista podem assinalá-la.
Também pode verificar as suas tarefas diretamente a partir da notificação no seu painel de controlo.
Se pretender acompanhar as suas tarefas de todos os seus chats numa única página, aceda ao separador Chats e Tarefas, clique no botão Filtrar, mais à direita, e seleccione:
- Incompleto: Para ver todos os tópicos de conversação com as suas tarefas por concluir.
- Concluído: Para ver todos os tópicos de conversação com itens de tarefas concluídos.
- Todos: Para ver todos os tópicos de conversação com as suas tarefas.
Em seguida, clique em Aplicar.
Existem duas outras formas de filtrar as conversas. Pode filtrar por:
- Intervalo de tempo: veja os tópicos de chat com respostas ou as suas tarefas criadas a partir de um intervalo selecionado.
- Estado: ver apenas os tópicos de chat com o estado Ativo ou Arquivo.
Incluir vídeos em chats
Por vezes, as palavras não são suficientes e as imagens são uma grande ajuda. Incorpore vídeos do Loom, Vimeo, YouTube ou Google Drive se quiser mostrar ao seu preparador algo que considera demasiado difícil de explicar. Clique no ícone de incorporação de vídeo (a seta a premir) na barra de ferramentas de formatação de texto e, em seguida, cole a hiperligação para o seu vídeo.
O seu preparador poderá ver o vídeo diretamente no tópico de conversação.
